Casos de éxito
Automatización administrativa integral
El Desafío
Esta empresa de servicios de transporte es manejada por 2 personas que atienden a más de 100 clientes recurrentes. Cada día era una carrera contra el reloj: planificación de viajes, generación de reportes, emisión de facturas, seguimiento de cobranzas, control de gastos operativos.
Todo se hacía de forma manual y descentralizada. Entre emails sin responder y mensajes de WhatsApp archivados se compartían la información para que los procesos fluyeran. Cuando terminaban las tareas administrativas del día, no quedaba tiempo ni energía para pensar en cómo hacer crecer el negocio.
Sabían que necesitaban un cambio, pero la idea de implementar un software nuevo, capacitar al equipo, migrar datos y adaptarse a una nueva forma de trabajo les parecía abrumadora. No tenían tiempo ni recursos para eso.
La Solución
Nos sentamos con el equipo a mapear cada uno de sus procesos administrativos. La pregunta clave fue: ¿qué pasaría si pudiéramos hacer que Excel, WhatsApp y email trabajaran juntos de forma inteligente?
Diseñamos automatizaciones que conectan sus herramientas existentes:
- El planificador puede preguntar e ingresar información a su Excel desde cualquier parte a través de un agente IA que lo atiende por WhatsApp.
- Los status de los viajes van cambiando automáticamente según eventos y se generan reportes automáticos para empujar el proceso de facturación.
- Las facturas se digitan automáticamente en la planilla de control y se envían correos de notificación y cobranza a los clientes.
- El control de gastos se actualiza en tiempo real desde los formularios digitales de los conductores.
Todo sin cambiar las herramientas que ya conocían y dominaban. Cero costo de aprendizaje.
Los Resultados
En 2 semanas, esta empresa vio resultados reales. Las 8 horas semanales que antes se perdían en tareas administrativas repetitivas ahora se recuperaron. Además, recortaron 1 semana el ciclo de facturación y cobranza. Pero el cambio más profundo fue en la calidad de la información disponible.
Por primera vez, tienen acceso a la misma información, actualizada en tiempo real. Pueden ver el estado de cada viaje, qué facturas están pendientes, cuánto ha gastado cada conductor, todo desde sus teléfonos, sin tener que buscar en archivos o preguntar.
Hoy pueden enfocarse en lo que realmente importa: atender mejor a sus clientes actuales y planificar cómo escalar el negocio. Ya no están sobreviviendo el día a día, están construyendo su crecimiento.
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