Casos de éxito
Digitalización de rendiciones con formularios inteligentes
El Desafío
En esta empresa, el equipo de terreno debe rendir los gastos asociados a cada servicio que presta, completando formularios en papel con información básica que ya existe en la planificación: cliente, fecha y detalles del servicio.
El proceso era agotador: más de 100 formularios mensuales que debían ser archivados y luego digitados manualmente. Una persona dedicaba 2 días enteros cada mes solo a transcribir esta información a un Excel de control de liquidaciones.
Pero el problema no terminaba ahí. Esta información era crítica para controlar los adelantos entregados. Al no estar disponible en tiempo real, se generaban constantes confusiones sobre cuánto debía cada persona, cuánto había gastado y cuánto debía devolver. Y todo ese volumen de datos, que podría revelar patrones de gasto, optimizaciones de costos o identificar irregularidades, simplemente quedaba perdido en cajones.
La Solución
Diseñamos e implementamos un sistema de formularios digitales que el equipo completa desde sus celulares. La clave del sistema es que la información de planificación (cliente, fecha y detalles del servicio) se carga automáticamente desde el Excel de planificación.
La persona de terreno solo debe ingresar lo que realmente falta: el gasto real efectuado por item, alguna observación relevante, y puede adjuntar fotos de los comprobantes directamente desde el formulario.
Una vez completado, el formulario envía la información automáticamente al Excel de control de liquidaciones, que ahora se mantiene actualizado en tiempo real. Además, se envía un pequeño reporte por Whatsapp a su supervisor, para que pueda revisarlo inmediatamente.
Los Resultados
El impacto fue inmediato. Los 2 días mensuales de digitación se eliminaron completamente. La información de rendiciones ahora está disponible al instante, permitiendo un control preciso y en tiempo real de los adelantos. Las confusiones por descuadres desaparecieron.
Pero el cambio más significativo fue cultural: pasaron de tener cientos de hojas archivadas que nadie revisaba, a tener toda esa información organizada, disponible y lista para ser analizada. Ahora pueden identificar patrones de gasto, desviaciones por sobre o bajo el presupuesto, y tomar decisiones basadas en datos reales.
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